Rozliczanie wydatków ponoszonych podczas przeprowadzanych akcji

Wszystkie wydatki muszą być skonsultowane ze skarbnikiem oddziału.


Każda faktura musi zawierać dane IFMSA-POLANDNie można używać skrótów, 
jak np. Międzyn.Stow.Stud., M.S.S.M. IFMSA itp. Zawsze musi pełna nazwa! W razie błędnie wystawionej faktury należy poprosić sprzedawcę

o wystawienie nowej.

 

Składki

1)Składki wynoszą 60 zł rocznie
2)Jeżeli nie opłacisz składek za dany rok, nie zostaną Ci przyznane punkty za działalność w stowarzyszeniu.

 

Dane do faktury:
MIĘDZYNARODOWE STOWARZYSZENIE STUDENTÓW MEDYCYNY
IFMSA-POLAND
Ul. Oczki 1a
02-007 Warszawa
NIP: 521-157-91-52

Jeżeli faktura została wystawiona to, aby skarbnik mógł ją rozliczyć potrzebuje:
1) oryginału faktury,
2) kopię faktury.
Orginały znajdują się u księgowej natomiast kopie stanowią dokumentację oddziałową. 

Oba dokumenty  muszą posiadać opis – dopięty do faktury lub opisany na jej odwrocie.

 

 

Zastanawiasz się co musi zawierać taki opis? Już tłumaczę 

1. Data i miejsce
2. Co zostało kupione?
3. Na jaką akcję były przeznaczone zakupy?
4. Kiedy odbyła się akcja?
5. W ramach jakiego programu stałego odbyła się akcja
6. Zdanie: „proszę o zwrot poniesionych kosztów”
7. Numer konta na który skarbnik ma zrobić przelew
8. Podpis
 

 

Pamiętaj że w polu „Podpis” z przodu faktury NIKT się nie podpisuje. Pole ma pozostać PUSTE

 

Opis dla przykładu 

Rzeszów, 12.10.2020 r.
Faktura za zakup plakatów na potrzeby akcji „Tramwaj Zwany Pożądaniem”, która odbyła się 10.10.2020r. w ramach Programu Stałego ds. Zdrowia Reprodukcyjnego i AIDS.
Proszę o zwrot poniesionych kosztów.
XYZ

UWAGA! Pamiętaj, że nie używamy skrótów typu SCOPH, należy wpisać pełną nazwę -  Program Stały Ds. Zdrowia Publicznego
Pamiętaj także, że nie możemy używać w opisie faktury zwrotów typu „nagroda”, „podziękowanie”, „prezent”.

Co w takim razie powinno się znaleźć w opisie takiej faktury?
Jeśli np. zostały zakupione antyramy na podziękowania dla członków Zarządu, można użyć takiego opisu:

„Rzeszów 10.10.2021
Faktura za wydruk materiałów oraz zakup antyrampotrzebnych w trakcie realizacji wszystkich akcji w ramach Programu Stałego ds. Zdrowia Reprodukcyjnego i AIDS w roku akademickim 2021/2022. Proszę o zwrot poniesionych kosztów
XYZ”

 

Faktura musi być dostarczona najpóźniej 30 dni od wystawienia faktury lub do końca roku kalendarzowego, w zależności od tego, która z tych dat wypadnie wcześniej. Jeżeli faktura zostanie dostarczona po terminie, niestety nie może być rozliczona. Jeżeli faktura dotrze po terminie, niestety nie będzie mogła być rozliczona

Faktura z terminem płatności

Przy wyższych kwotach możliwe jest wzięcie faktury z odroczonym terminem płatności. Sprzedawca wystawia fakturę, na której pisze termin do kiedy należy przelać pieniądze, dlatego ta faktura powinna być jak najszybciej dostarczona do Skarbnika Oddziału, który ją opłaca z konta Oddziałowego. Jedyne co, to w opisie faktury nie pisze się zdania „proszę o zwrot poniesionych kosztów”.

Jeżeli w fakturze pojawi się błąd to nic złego się nie dzieje. Poproś sprzedawcę o wystawienie nowej faktury z już poprawionym błędem.

 

Jeżeli masz jakieś wątpliwości dotyczące faktury, zawsze możesz poprosić o pomoc skarbnika. Zawsze najdzie czas i chętnie pomoże (e-mail: skarbnik@rzeszow.ifmsa.pl)

 

 

 

Dyżur

Konsultacje z Prezydentką Oddziału

13 Grudzień, Poniedziałek, 08:00 - 12:00

Siedziba Oddziału: pokój 310, budynek G4 (ul. Warzywna 1a, 35-310 Rzeszów)